Politique de protection de la vie privée

La présente Politique de protection de la vie privée décrit la manière dont GHD1 et ses entités liées et affiliées (collectivement « GHD » ou « nous »), dans le cadre de leurs activités, recueillent, utilisent et stockent des renseignements personnels d’employés, de candidats à l’emploi, de sous-traitants, de clients, de fournisseurs, de partenaires d’affaires et d’autres particuliers (désignés par « vous » ou « votre » dans la présente Politique de protection de la vie privée).

GHD respecte et soutient votre droit à la protection de la vie privée. GHD reconnaît les lois et règlements locaux applicables et les normes de protection des données pertinentes en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, au stockage et au transfert des renseignements personnels de particuliers.

La présente Politique de protection de la vie privée explique en détail les pratiques que nous avons adoptées afin de protéger votre vie privée, pour vous permettre de comprendre notre manière de gérer vos « renseignements personnels », tout « renseignement personnellement identifiable » et toute « donnée à caractère personnel » (selon la définition attribuée à ce terme dans le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne ou « RGPD ») (collectivement appelés « renseignements personnels » dans la présente Politique de protection de la vie privée) que vous nous confiez.

La présente Politique de protection de la vie privée indique également comment vous pouvez communiquer avec nous au sujet de vos renseignements personnels et, si vous en faites la demande, comment retirer votre consentement à la présente Politique de protection de la vie privée, limiter l’utilisation de renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou les modifier.

En nous fournissant des renseignements personnels à votre sujet par l’entremise de vos interactions avec GHD, notre site Web, toute page Web de GHD ou autrement, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, au stockage et au transfert de ces renseignements personnels conformément aux conditions énoncées dans la présente Politique. Si, à tout moment, vous souhaitez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, au stockage et au transfert de vos renseignements personnels conformément à notre Politique de protection de la vie privée, vous pouvez le faire en communiquant avec nous (voir la section Comment communiquer avec nous, plus loin) et en cessant immédiatement de fournir tout autre renseignement personnel vous concernant à GHD par l’entremise de son site Web ou autrement.

Réponse à la COVID-19

Dans le but de protéger la santé de nos employés sur les lieux de travail (qu’il s’agisse de GHD, de ses clients ou d’autres tiers) et de remplir notre devoir de diligence envers les invités dans nos locaux ou de respecter les exigences similaires de tiers tels que nos clients, GHD peut, en lien avec la COVID-19, et sous réserve des exigences de la loi applicable, recueillir et utiliser les des renseignements personnels de nature délicate de nos employés, sous-traitants et invités. Ces renseignements personnels comprennent, sans s’y limiter, le statut vaccinal, la température et les autres symptômes connexes, le contact avec une personne infectée par la COVID-19 et les voyages dans des zones à risque élevé. Les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés, stockés ou divulgués selon ce qui est raisonnablement nécessaire à la prévention ou à la gestion de la COVID-19 sur le lieu de travail et au respect des exigences législatives et réglementaires et autres directives de santé publique. De même, afin d’obtenir et de satisfaire les ententes commerciales avec ses clients, GHD peut être tenue, dans certaines juridictions, de fournir à ses clients certains de ces renseignements personnels concernant ses employés ou ses sous-traitants.

Ces renseignements personnels seront gérés conformément à la présente politique et à toute exigence législative applicable, et ne seront divulgués qu’aux personnes qui doivent y avoir accès aux fins pour

lesquelles ils ont été recueillis. Le but premier de la collecte de ces renseignements supplémentaires est de veiller à ce que les précautions nécessaires soient prises à l’égard de cette personne et de toute autre personne, de répondre aux exigences législatives et réglementaires et aux autres directives et ordres en matière de santé publique et, le cas échéant, d’obtenir et de satisfaire les ententes commerciales avec les clients.

Dans la plupart des provinces et territoires, une exemption à toute exigence de consentement à la collecte et à l’utilisation est autorisée en cas de risque grave pour la santé ou la sécurité d’une personne. GHD se conformera aux directives obligatoires relatives à la COVID-19 émises par un organisme de réglementation compétent.

1. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel est tout renseignement pouvant être utilisé afin de vous identifier (directement ou indirectement) et pouvant être recueilli directement auprès de vous, par un tiers auquel vous avez donné votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient divulgués, ou encore par une agence de crédit, un organisme gouvernemental ou un organisme de droit public.

2. Quand recueillons et conservons-nous des renseignements personnels?

Nous recueillons et stockons les renseignements personnels (ce qui comprend les noms, les numéros de téléphone, l’adresse, l’adresse courriel, la profession, la formation et les qualifications, etc.), en ligne et hors ligne, dans plusieurs contextes, le plus souvent :

lorsqu’une personne interagit, a des conversations ou communique autrement avec nous;
lorsqu’une personne participe à des événements que nous organisons ou auxquels nous participons également;
lorsqu’une personne télécharge des livres blancs ou d’autres publications de GHD pouvant l’intéresser;
lors de l’établissement de relations avec de nouveaux clients ou des clients potentiels;
lorsqu’une personne postule à un emploi ou à d’autres occasions d’affaires auprès de nous et conclut un contrat de travail;
lorsque des personnes s’inscrivent en ligne pour accéder à des sites sécurisés ou à des services de collaboration hébergés par GHD ou par des tiers pour le compte de GHD, notamment SharePoint Online, ProjectWise, BIM360, ArcGIS Online ou d’autres services;
lorsque nous effectuons des sondages, des consultations auprès de la communauté, des études environnementales et d’autres études dans le cadre de nos activités;
de la part de tiers dans le cadre de, ou en lien avec, nos activités commerciales, comme nos fournisseurs ou nos partenaires d’affaires ou commerciaux.

3. Que faisons-nous avec les renseignements personnels?

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels lorsque nécessaire, notamment :

en conformité avec les obligations juridiques;
pour être en mesure de vous fournir des services ou de fournir des services à nos clients;
pour communiquer des informations au sujet de nos services;
pour nos besoins en administration, gestion de comptes, planification, développement des affaires et recherche à l’interne;
pour promouvoir le contact avec vous, des clients et d’autres partenaires commerciaux au moyen de communications de marketing, de la réalisation et de l’analyse d’études de marché, et de stratégies et campagnes de marketing;
pour procéder à des vérifications diligentes et assurer la conformité à des exigences telles que les vérifications dans des listes de sécurité gouvernementales accessibles au public;
pour évaluer les aptitudes des candidats à un emploi chez nous;
à toute autre fin pour laquelle vous donnez votre consentement.

À titre d’exemple, l’un des principaux objectifs du site Web de GHD est de fournir des informations sur qui nous sommes, ce que nous faisons et nos capacités professionnelles locales et mondiales. Il se peut que nous recueillions des renseignements personnels pour mettre à jour notre site Web et que nous fournissions des informations pertinentes aux utilisateurs du site Web sur GHD, nos services, notre personnel clé dans nos régions ou nos capacités dans une variété de contextes.

4. Raisons pour lesquelles nous pourrions communiquer ou divulguer vos renseignements personnels

Tout en se conformant toujours à la présente Politique de protection de la vie privée et en accordant une importance primordiale à la protection de vos renseignements personnels, GHD pourrait communiquer ou divulguer vos renseignements personnels dans plusieurs situations, notamment :

par le personnel autorisé de GHD, dans la mesure où cet accès est nécessaire pour atteindre l’objectif visé et pour lui permettre d’accomplir son travail, ce qui peut inclure le partage d’informations entre votre représentant(e) de GHD et le personnel de nos équipes des ressources humaines, des finances, des audits internes, des technologies de l’information, du marketing et des services juridiques;
avec d’autres entités du groupe GHD, et avec le personnel d’autres bureaux de GHD;
lors de l’accès à distance à partir des Philippines par du personnel de GHD fournissant un soutien informatique;
lors de la collecte et de l’analyse de données empiriques relatives au recrutement et à la main-d’œuvre, qui sont mises à la disposition de notre équipe mondiale des ressources humaines;
lors de la communication des curriculum vitæ et de l’expérience professionnelle du personnel au sein de notre entreprise dans le but d’identifier les communications et les ressources appropriées pour les clients;
à des prestataires tiers (par exemple, les prestataires de services de vérification diligente et de contrôle pour des exigences de conformité, comme les vérifications d’antécédents des employés et des fournisseurs ou les références de crédit), à des conseillers professionnels (par exemple, des auditeurs et des avocats), ainsi qu’à des organismes chargés de l’application de la loi et des organismes de réglementation.
à des prestataires tiers qui soutiennent notre service des technologies de l’information et fournissent des services et une assistance technique, l’hébergement de données, l’analyse de données et d’autres services similaires pour nous, et qui peuvent avoir besoin d’accéder aux renseignements vous concernant à cette fin.

Nous exigeons de ces personnes qu’elles protègent vos renseignements avec la même diligence que nous. Les tiers ne seront pas autorisés à utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été divulgués ou à des fins autres que celles auxquelles vous pourriez raisonnablement vous attendre en tant que personne divulguant ces renseignements, comme un candidat à un emploi, un employé, un client ou un partenaire commercial.

En raison de la nature mondiale des activités de GHD, l’utilisation et le stockage des renseignements personnels, ainsi que l’accès à ces derniers, peuvent être effectués dans différents territoires. Les tiers auxquels nous divulguons vos renseignements personnels peuvent également être basés ou avoir des serveurs situés dans un autre territoire que celui où vous résidez, y compris, mais sans s’y limiter, en Australie, en Asie, en Amérique du Nord et du Sud et dans la région du Pacifique. Lorsqu’un transfert international de données a lieu, nous nous conformons au niveau de protection des données exigé par les lois applicables en matière de confidentialité des données et prenons des mesures raisonnables pour assurer que cela n’aura pas d’incidence négative sur le niveau de protection de vos renseignements personnels. Votre consentement à la divulgation et au transfert de vos renseignements personnels à des prestataires de services est accordé à condition que les tiers concernés disposent des moyens techniques, organisationnels et contractuels appropriés pour protéger vos renseignements personnels.

GHD n’utilisera, ne communiquera et ne divulguera pas vos renseignements personnels recueillis dans un but particulier dans un autre but secondaire (auquel vous ne pourriez pas vous attendre raisonnablement) sans votre consentement, à moins que la loi ne l’exige ou ne l’autorise, ou à moins d’y être contrainte pour des raisons légales légitimes par une autorité gouvernementale ou un organisme d’application de la loi. GHD doit solliciter un consentement supplémentaire de votre part pour utiliser ou conserver vos renseignements personnels autrement que de la manière indiquée dans la présente Politique de protection de la vie privée, et vous pouvez choisir de retirer ce consentement en tout temps en communiquant avec nous (de la façon décrite ci-dessous).

5. Vos renseignements personnels ne sont jamais vendus ou loués

GHD possède une culture axée sur le service à la clientèle. Pour cette raison, nous pourrions vous transmettre des documents de marketing ou des informations qui, selon nous, peuvent être pertinents ou intéressants pour vous ou pour votre secteur d’activité, ou vous fournir des détails sur nos plus récents services dont vous pourriez bénéficier.

Vous pouvez à tout moment refuser de recevoir toute communication de notre part (autre que celles qui sont exigées dans le cadre de nos activités, par exemple concernant le paiement des comptes), ou changer vos préférences en matière de communication de marketing.

Les documents de marketing ou de communication électroniques contiendront un lien de désabonnement ou des instructions vous permettant de vous retirer de la liste de destinataires ou de modifier vos préférences. Vous pouvez également communiquer directement avec nous au sujet de notre marketing et de nos communications aux coordonnées ci-dessous.

5.1 Résidents de la Californie et marketing direct

Les résidents de Californie ont le droit, une fois par année et gratuitement, de demander et d’obtenir certaines informations concernant la divulgation par GHD de certaines catégories de renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing direct au cours de l’année civile précédente. Il est à noter que GHD ne divulgue pas de renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing direct, quel que soit le territoire de compétence.

6. Comment utilisons-nous les « témoins », les « fichiers journaux », l’analytique des données et d’autres technologies similaires?

La Politique sur les témoins de GHD doit être lue conjointement avec la présente Politique de protection de la vie privée.

7. Liens vers des sites Web de tiers

Les sites Web que nous exploitons peuvent contenir des liens vers d’autres sites Web exploités par des tiers. Bien que GHD s’efforce de ne lier que les sites Web qui partagent nos normes élevées et notre respect de la vie privée, nous ne faisons aucune représentation ou garantie à l’égard des pratiques en matière de vie privée de tout site exploité par un tiers et ne pouvons être tenus responsables des politiques de vie privée, du contenu ou de la sécurité des autres sites. La présente Politique de protection de la vie privée ne s’applique pas aux sites Web liés.

Si vous accédez à des sites Web liés à notre site Web ou si vous leur transmettez des renseignements, les exploitants de ces sites Web peuvent recueillir vos renseignements conformément à leurs propres politiques de protection de la vie privée, qui peuvent différer de la nôtre. Vous devez consulter les politiques relatives à la protection de la vie privée, aux « témoins » et autres politiques affichées sur ces sites Web pour savoir comment vos renseignements personnels pourraient être utilisés et stockés.

8. Sécurité des données

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables, de même que les mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour préserver la sécurité de tous les renseignements personnels que nous recevons de votre part et les protéger contre la perte, l’utilisation malveillante, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification.

Nous utilisons diverses techniques sécuritaires pour entreposer et protéger vos renseignements. Bien que GHD revoie constamment ses technologies et ses pratiques en matière de sécurité de l’information, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue des données.

Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement lorsque nous jugerons cela nécessaire pour l’une des fins auxquelles vous les avez divulgués ou si la loi exige qu’ils soient conservés. S’il n’est plus nécessaire de conserver vos renseignements personnels, nous prendrons les mesures raisonnables pour détruire ou anonymiser vos renseignements personnels en toute sécurité, si nécessaire.

9. Comment peut-on accéder aux renseignements et les corriger?

Dans certaines circonstances, vous pourriez avoir le droit de demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, de demander la suppression de renseignements personnels de nos dossiers et de faire modifier des renseignements inexacts ou désuets.

Veuillez soumettre une demande au bureau de GHD concerné, à dataprotection.officer@ghd.com ou encore par le biais du lien Nous joindre de notre site Web, et nous répondrons à votre demande dans le respect de la loi applicable.

Pour des raisons de sécurité, nous pourrions vous demander de confirmer votre identité pour nous assurer de ne pas donner de renseignements à la mauvaise personne, ou de ne pas modifier ou supprimer vos renseignements personnels sans votre consentement explicite.

S’il n’existe pas d’obligation légale ou réglementaire applicable pour GHD de répondre à votre demande, GHD y répondra à sa discrétion.

10. Renseignements des enfants

Les sites Web et les services de collaboration hébergés par GHD ou par des tiers au nom de GHD sont destinés à être utilisés par des adultes et par des personnes morales intéressées par GHD et ne sont pas destinés à des enfants. Si GHD devait recueillir des renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 13 ans, la collecte serait limitée au consentement d’un parent ou d’un tuteur.

11. Avis de violation de données

Dans le cas très improbable d’une violation de données, GHD agira promptement pour se conformer aux lois locales applicables. Selon les exigences des lois applicables, lorsqu’il est raisonnablement prévisible qu’une personne subira des préjudices graves en raison d’un accès non autorisé ou d’une divulgation de renseignements personnels, et que GHD n’a pas été en mesure de prévenir le risque de préjudice grave au moyen de mesures correctives, l’organisme de réglementation compétent et, si possible, la personne concernée seront avisés sans retard injustifié. Cet avis comprendra des informations telles que la nature de la violation, les renseignements personnels possiblement concernés, les mesures prises pour remédier à la violation (y compris pour réduire les conséquences négatives), et les coordonnées des personnes auprès desquelles les personnes concernées peuvent obtenir des informations supplémentaires.

12. Futurs changements à notre Politique de protection de la vie privée

Votre vie privée est importante pour nous et GHD s’engage à ce que ses pratiques en matière de vie privée soient à jour par rapport aux meilleures pratiques en vigueur et aux modifications apportées aux lois, aux règlements ainsi qu’aux normes et technologies de protection des données locales.

Compte tenu de ce qui précède, nous pouvons modifier notre Politique de protection de la vie privée de temps à autre et nous vous en aviserons en publiant une version mise à jour de notre Politique de protection de la vie privée sur notre site Web. La politique modifiée s’appliquera entre nous à partir du moment où elle sera publiée sur notre site Web. Le présent document représente la Politique de protection de la vie privée de GHD en date du 12 mars 2023.

13. Comment communiquer avec nous

Si vous avez des questions au sujet de notre Politique de protection de la vie privée, si vous souhaitez retirer votre consentement à cette dernière ou si vous souhaitez formuler une plainte concernant notre façon de traiter votre vie privée ou vos renseignements personnels, veuillez contacter un bureau de GHD de votre région, utiliser le lien « Nous joindre » de notre site Web ou contacter notre agent interne de la protection des données aux coordonnées ci-dessous. Toute préoccupation ou plainte légitime fera l’objet d’une enquête et d’une réponse conformément à la législation locale.

Agent interne de la protection des données

c/- Bureau du secrétaire général

Level 15, 133 Castlereagh Street

Sydney NSW, 2000

Courriel : DataProtection.officer@ghd.com

Site Web : www.ghd.com

Si vous n’êtes pas satisfait d’une réponse obtenue, en fonction de votre lieu de résidence, vous pourriez avoir la possibilité de soumettre votre plainte à un organisme de réglementation compétent en matière de protection de la vie privée. Nous fournirons des informations sur un organisme de réglementation compétent sur demande.